A busca pela digitalização e controle de processos visando a economicidade e maior eficiência hospitalar tem sido uma marca da governança do HU-Univasf/Ebserh. Nesse sentido, a Unidade de Hotelaria tem apostado na tecnologia e implementado uma série de melhorias na logística do hospital universitário através do projeto denominado “Hotelaria digital”.
Conforme explica Michella Mendes, chefe da unidade, “o projeto tem o intuito de aplicar recursos tecnológicos diversos visando economia, melhoria na capacidade operacional e na satisfação dos usuários dos serviços de hotelaria”. Um dos frutos do projeto foi a implementação da gestão de cadastro de usuários e concessão de utilização dos armários funcionais com o emprego do recurso de QR-Code. Até então, essas etapas eram realizadas de forma manual, o que gerava defasagem de informações, consumo de papel durante o cadastro e necessidade de ocupação dos colaboradores da hotelaria no trabalho de conferência e recadastramento de novos usuários. Agora, a inscrição para a utilização dos armários e o controle de disponibilidade são feitos de forma virtual, agregando celeridade e autonomia ao processo.
Outra solução trazida pelo projeto “Hotelaria Digital” foi a transformação no processo de gestão de serviços terceirizados. A reorganização das rotinas associada à tecnologia permitiu a automatização no acompanhamento dos contratos que englobam atividades como lavanderia, higienização de ambientes e reparos de enxoval. O processo de controle de consumo desses serviços, que até então era feito de forma manual, com utilização de papel e caneta, passou a ser realizado através de formulário eletrônico que proporciona fácil preenchimento, controle em tempo real multiusuário e geração de relatórios. O sistema permite a alimentação e consulta de indicadores que subsidiam o processo de tomada de decisão sobre a gestão contratual.
Conforme explica Ericson Deyson, colaborador da Unidade de Hotelaria e responsável pelo projeto, “anteriormente, havia muitos problemas no acompanhamento dos contratos ligados à hotelaria hospitalar. A tentativa de controle através de papel esbarrava em fatores limitantes como rasuras, ruídos na comunicação e no processamento de dados, o fato de o controle só poder ser consultado no local, entre outros. Diante desses entraves, desenvolvemos uma solução que emprega formulário eletrônico e contempla a gestão de toda uma cadeia de serviços em logística hospitalar, tais como reparo do enxoval, lavagem, limpeza, tratamento de resíduos e itinerário das ambulâncias”.
Além de empregar automatização no processo de controle dos contratos, outro ganho significativo do projeto é a redução no consumo de papel. Anteriormente, eram necessárias até 400 impressões mensais para o preenchimento manual dos formulários de controle. A eliminação dessa prática, além de reduzir os custos operacionais, também contribui para a diminuição do impacto ambiental dos processos hospitalares. O desenvolvimento das soluções conta com a parceria da Unidade de Processos e Sistemas do Setor de Gestão de Processos de Tecnologia da Informação. Graças à articulação intersetorial, as ferramentas digitais têm sido planejadas e executadas sem nenhum custo adicional ao hospital.
Sobre a Rede Ebserh
O HU-Univasf faz parte da Rede Ebserh desde novembro de 2015. Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) foi criada em 2011 e, atualmente, administra 40 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência.
Vinculadas a universidades federais, essas unidades hospitalares têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), e, principalmente, apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas.
Devido a essa natureza educacional, os hospitais universitários são campos de formação de profissionais de saúde. Com isso, a Rede Ebserh atua de forma complementar ao SUS, não sendo responsável pela totalidade dos atendimentos de saúde do país.